MÉTODO DE RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS EN GRUPO.
El Método de Resolución de Problemas en Grupo (MRPG)
tiene razón de ser en problemas que afectan a un sector y que tiene origen en
otro, o en la interrelación entre sectores.
Para estudiar y solucionar el problema se va a formar un
grupo interdisciplinario con al menos una persona de cada sector involucrado en
el problema.
Roles:
A) Demandante: Es el representante del sector que
solicita la solución del problema (puede ser un coordinador, animador, jefe de
modulo, director, cliente, etc.)
B) Decisor: Es el responsable del proceso. Es la persona
con poder de decisión sobre los recursos (para implementar MRPG y las mejoras).
C) Animador: Es la persona destinada a crear un clima
propicio para el aporte común de conocimientos y experiencias. Modera los
comportamientos para poder extraer lo mejor de cada persona y así alcanzar los
objetivos.
D) Participantes: Deben ser las personas que más conozcan
del proceso a analizar (para un buen funcionamiento no deben superar las ocho
personas).
FUNDAMENTO MÉTODO RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS EN GRUPO.
El MRPG toma como referencia el ciclo de mejora continua
(PDCA ó en castellano PHVA).
1 Planear (Plan): Determina el objetivo de trabajo y los
métodos por medio de los cuales será alcanzado.
2 Hacer (Do): Ejecutar el trabajo según las normas
establecidas en la etapa anterior.
3 Verificar (Check): Corroborar que las tareas sean
ejecutadas según las especificaciones, verificando los métodos y resultados.
4 Actuar (Act): Si las operaciones no se desarrollan
conforme a lo que ha sido especificado o el proceso presenta anomalías,
investigar las causas y tomar medidas correctivas.
RELACIÓN ENTRE PDCA Y LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS.
Ciclo PDCA
Resolución de problemas
Planear (Plan) objetivos y la manera de alcanzarlos
Definir el problema, los objetivos, las causas y su
posible solución, instalar indicadores de procesos y de resultados.
Hacer (Do) según lo planeado. Ejecutar el proceso o el
plan.
Formar, instruir con vistas a la acción, instalar
indicadores, aplicar las soluciones propuestas.
Verificar (Check) que lo hecho corresponda a lo planeado.
Verificar si las soluciones propuestas dieron la
respuesta esperada, determinar las desviaciones respecto de los objetivos.
Actuar (Act) desviaciones (mejorar) o estandarizar
(mantener)
Respuesta esperada: Estandarizar con un primera regla que
puede ser mejorada.
Respuesta negativa: Plantear solución alternativa.
ETAPAS DEL MÉTODO DE RESOLUCIÓN DE
PROBLEMAS EN GRUPO (MRPG).
1. DEFINIR EL PROBLEMA
2. DEFINIR LA SITUACIÓN ACTUAL
3. ANALIZAR LAS CAUSAS
4. PLANIFICAR LAS MEJORAS
5. IMPLEMENTAR LAS MEJORAS
6. VERIFICAR LOS RESULTADOS
7. ESTANDARIZAR LAS MEJORAS
8. DAR NUEVO OBJETIVO O GENERALIZAR
ETAPA 1: DEFINIR EL PROBLEMA.
“MUCHAS VECES LA MERA FORMULACIÓN DE UN PROBLEMA RESULTA
SER MÁS ESENCIAL QUE SU SOLUCIÓN. HACER PREGUNTAS, FIJAR NUEVAS POSIBILIDADES,
ESTUDIAR VIEJOS PROBLEMAS DESDE ÁNGULOS NUEVOS, REQUIERE DE UNA IMAGINACIÓN
CREATIVA Y ESTABLECE AVANCES REALES DE LA CIENCIA” A.EISNTEIN
Se debe establecer claramente la desviación entre lo
que es y lo que debería ser.
La definición NO debe contener posibles causas del
problema.
>Debe ser precisa.
>Una vez elegido el tema y constituido el grupo, se
debe elaborar un plan de actividad. Se debe coordinar los días necesarios para
cada etapa teniendo en cuenta los requisitos de la dirección y los grupos
involucrados.
ETAPA 2: DEFINIR LA SITUACIÓN ACTUAL.
Se debe fundamentar esta etapa en datos y no en la
intuición o en apreciaciones personales. Se deben contar con datos actuales e
históricos, para saber las fluctuaciones del proceso y el grado de dominio.
Bases para comprender la situación actual:
> Analizar cuales son las características a conocer.
> Analizar tipos de datos a reunir.
> Ver si es suficiente un solo tipo de información.
> De no existir registros de datos, se deben comenzar
a relevar.
> Estratificar los datos relevados en función de la
hora, lugar, operador, temperatura, lotes de materias primas, dosajes,
maquinarias, herramientas, etc. de tal manera que permita saber que factor ha
cambiado y en que proporción.
> Compilados los datos se deben ordenar en tablas y
gráficos para facilitar la interpretación.
Fijar un Objetivo de mejora:
Los objetivos deben ser valores mensurables que indican
el nivel de mejora esperada. Se debe tener en cuenta el tiempo, recursos
humanos, capitales y otras restricciones.
Elegir un indicador de mejora:
Debe permitir observar la evolución de la situación, para
lo cual se debe preguntar…
> ¿Qué se va a medir?
> ¿Quién va a medir?
> ¿Cómo se va medir?
> ¿Dónde se va medir?
> ¿Con que frecuencia se va a medir y gráficar en
contraste con el objetivo?
ETAPA 3: ANALIZAR LAS CAUSAS.
“SABER VERDADERAMENTE ES CONOCER LAS CAUSAS” FRANCIS
BACON.
Se deben evaluar las causas y su origen, y las relaciones
entre esas causas y sus efectos. Esta acción se toma para lograr una lista e
las causas que realmente afectan al problema para solucionarlas.
Como analizar las causas:
> Utilizar herramientas creativas.
> Agrupar las distintas causas identificadas en
familias de causas que tengan un significado similar o un carácter semejante.
> Hacer un diagrama de Causa y Efecto (espina de
pescado).
> Analizar si existe relación entre las causas y
estudiar esa relación.
> Analizar el efecto que produce cada causa en el
problema.
> Jerarquizar las causas para su tratamiento (diagrama
de pareto).
¿Por qué es necesario jerarquizar?
“ADEMÁS DEL NOBLE ARTE DE QUE SE HAGAN LAS COSAS, DOMINA
EL NOBLE ARTE DE DEJAR COSAS SIN HACER. LA SABIDURÍA DE LA VIDA CONSISTE EN
ELIMINAR LO QUE NO ES ESENCIAL.” LIN YUTANG.
ETAPA 4: PLANIFICAR LAS MEJORAS.
Identificadas las causas originarias del problema, se
debe preparar un plan para eliminarlas (o controlarlas).
Como planificar las mejoras:
> De la reunión del grupo deben surgir una serie de
ideas y estrategias para suprimir cada una de las causas principales y sus
efectos.
> Identificar las soluciones que corresponden a varias
causas.
> Para cada una de las mejoras: investigar los
resultados previsibles, el costo de las mejoras, su factibilidad técnica y los
efectos secundarios potenciales.
> Planificar la acción correctiva y preventiva de
manera concreta. Definir claramente quien hará que, donde, cuando, porque y
como.
> Se debe prestar especial importancia en asegurar que
la causa no pueda reaparecer, evitando defectos y/o problemas.
Encontrar un equilibrio en relación a los costos:
De nada sirve desarrollar planes de mejoramientos para
resolver problemas sin tener en cuenta los costos y el tiempo de amortización
de la mejora (¿Se justifica? ¿Es posible amortizarla?). Es necesario guardar
siempre relación del costo y el beneficio (mejor solución a bajo costo).
ETAPA 5: IMPLEMENTAR LAS MEJORAS.
Durante esta etapa se deben ejecutar cada una de las
acciones correctivas planteadas.
Como implementar las mejoras:
> Antes de ejecutar el plan de mejoras, explicarlo a
los superiores y a los módulos involucrados con el fin de obtener su
cooperación.
> En caso de que existan varias propuestas, se
recomienda no implementarlas simultáneamente, ya que no se sabrá cual produjo
los resultados. Se debe plantear un calendario para ejecutar las diferentes
mejoras para verificar los efectos causados.
> Verificar los puntos esenciales inscriptos en el
plan de mejora para constatar que todo se desarrolla como estaba previsto. En
caso contrario, investigar inmediatamente las causas de divergencias y actuar.
> En caso de necesitar recursos económicos el grupo lo
consigna y el animador lo informa en el dossier al decisor (responsable del
proceso).
ETAPA 6: VERIFICAR LOS RESULTADOS.
Se debe contrastar los resultados obtenidos con los
objetivos planteados.
Como implementar las mejoras:
> Se debe poder evaluar los beneficios de la mejora en
la calidad, productividad, reducción de costos, incremento de seguridad, etc.
> La expresión cuantitativa de los beneficios de la
acción es indispensable para que todo el mundo comprenda la necesidad y la
eficiencia de las actividades de resolución de los problemas.
> Para poner en evidencia los efectos de las mejoras
se pueden utilizar cartas de control, histogramas, gráfico de pareto, etc.
> Si es posible, se deben utilizar gráficos del mismo
tipo que se empleó al definir el problema, para tener una escala de comparación
adecuada.
> Se debe evaluar y dar a conocer los efectos
inmateriales que se descuentan de la actividad de mejora, especialmente de las
relaciones humanas.
ETAPA 7: ESTANDARIZAR LAS MEJORAS.
La estandarización sirve para preservar la experiencia.
Si los efectos de las mejoras son temporarios, no son
realmente mejoras.
Es la estabilidad de los resultados donde las mejoras
encuentran su sentido. Es por esto que la estandarización es indispensable y
debe ser documentada.
> No cumplir
con un STANDARD por parte de cualquier nivel de empleado (desde la
Dirección hasta el nivel mas bajo), se llama indisciplina y es el comienzo de
una etapa de deterioro de la empresa.
> Una empresa que pretenda mejorar su posición
competitiva debe comenzar a mejorar sus Standard, hacerlos cumplir primero y
luego comenzar a mejorarlos.
Características de un STANDARD:
> Autonomía y responsabilidad industrial.
> Transmitir la experiencia individual a un nuevo
trabajador.
> Documentar el “Saber Hacer” de la empresa.
> Acumular y documentar experiencias de los fracasos
para no repetirlos.
> Generalizar la experiencia entre sectores.
> Habituarse a la disciplina.
La estandarización se define como las medidas que impiden
el retorno a las condiciones anteriores una vez que la mejora ha sido conducida
a buen término y que los resultados han sido verificados.
El grupo debe exigir un compromiso al responsable de
estandarizar las mejoras a través de documentos, instructivos o procedimientos.
En resumen:
> Elaborar las reglas de operación que aseguren la
permanencia de la mejora.
> Poner en práctica medidas de evitar volver a las
condiciones anteriores.
> Asegurar el respeto de las reglas, mediante
información del personal concernido y por verificación de su aplicación.
> Elaborar documentos claros, precisos, concisos,
visuales…
> Poner las reglas de trabajo a la vista de todos, en
el lugar de trabajo.
ETAPA 8: DAR NUEVO OBJETIVO O GENERALIZAR.
Llegado este punto se tienen dos opciones:
> Plantear un nuevo objetivo y continuar trabajando
retomando las etapas 1, 3 o 4.
> Realizar un análisis del desempeño del grupo para
poder trabajar mejor la próxima vez.
Si la opción elegida es la segunda se debe:
> Generalizar la solución a situaciones idénticas
(otros grupos o sectores).
> Capitalizar la experiencia, conservar el expediente
del trabajo realizado.
> Redactar la síntesis de la mejora.
UN ÚLTIMO PASO
Sería demasiado simple creer que la actividad se
desarrollo bien porque produjo buenos resultados.
Por esto es importante retomar toda la gestión, de la
primera a la última etapa si se quiere agudizar las actividades futuras. Lo
mejor es organizar una reunión en la que se debe tratar si:
> ¿El tema era importante para los miembros del grupo?
> ¿El nivel del objetivo era conveniente? ¿Era
demasiado alto o demasiado accesible?
> ¿El plazo era aceptable, ó muy largo/corto?
> ¿La cooperción entre los participantes era buena?
> ¿Los métodos han sido correctamente aplicados?
Por último, no olvidarse de felicitar al grupo por el
trabajo realizado.
AYUDA PRÁCTICA PARA TRABAJAR EL MRPG
DEFINICIÓN DEL PROBLEMA:
1. Coordinar reunión con las personas involucradas en el
problema.
2. Elegir un coordinador. Utilizar el cuadro para ordenar
la lluvia de ideas.
Definir los siguientes parámetros que le dan marco al
problema
Definir…
Es…
Qué
Quién
Donde
Cuando
Porque
Cuanto
Con que frecuencia
Descripción del problema: ………………………………………..…………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
DEFINIR LA SITUACIÓN ACTUAL
1. Definir la herramienta estadística a utilizar:
……………………………………………….
2. Recolección de los datos, aplicación de la técnica y
gráfica de la misma para la mejor interpretación.
3. Definir un objetivo y trazarlo en la gráfica:
………………………………………………...
4. Elegir un Indicador de mejora (representable en el
gráfico).
¿Qué se va a medir?
¿Quién lo va a medir?
¿Cómo se va a medir?
¿Dónde se va a medir?
¿Con que frecuencia se va medir y graficar?
ANALIZAR LAS CAUSAS
1. Elegir un Coordinador para organizar la “Tormenta de
ideas” o “Lluvia de ideas”.
2. Identificar las causas del problema, preguntándose 5
veces porqué.
3. Clasificar las causas por familias en las 6M
(Máquinas, Mantenimiento, Materia prima, Método, Mano de Obra y Medio Ambiente)
y dibujar el Diagrama de Causa Efecto de lo recopilado.
4. Analizar el Diagrama de Causa Efecto y OBTENER
CONCLUSIONES.
5. Hacer utilización de Diagrama de Pareto para
jerarquizar la o las causas.
PLANIFICAR LAS MEJORAS E IMPLEMENTARLAS
1. ESTUDIO DE LA MEJORA:
Una vez definida la causa, sobre la cual se va a
trabajar, crear un grupo interdisciplinario (compuesto por los involucrados en
la causa problema) y proponer 5 ideas sobre mejoras para eliminarla.
Causa
Ideas de Mejoras (Acción a tomar)
1.
2.
3.
4.
5.
Sobre las ideas de mejora:
> Elegir sobre Pareto la mejor opción.
> Investigar resultados previsibles y efectos
secundarios.
Conclusiones: …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
> Determinar costo de implementación:
……………………………………………………...
> Determinar factibilidad técnica:
…………………………………………………………….
Planificación de la mejora:
Definir claramente para la implantación de la mejora…
Quién lo va a hacer
Donde se va hacer
Cuando se va hacer
Porque se va hacer
Como se va hacer
2. DEFINIR PLAN:
Realizar plan de actividades a realizar para implementar
la mejora detallando, actividad, responsable, fecha de cumplimiento, recursos
que harán falta (si es necesario).
Actividad
Fecha
Responsable
Recursos
3. VERIFICAR RESULTADOS:
Utilizar el gráfico de indicador de mejora (desarrollado
anteriormente).
En caso de no cumplir con el objetivo recomenzar el
circuito.
4. ESTANDARIZAR LAS MEJORAS:
Si se verifica la eficacia de la mejora se debe
estandarizar las mismas documentándolas en los procedimientos.
