Qué son los sistemas de
gestión? Parte I
Un sistema de gestión
es una estructura probada para la gestión y mejora continua de las políticas,
los procedimientos y procesos de la organización.
Desarrollo del potencial
Las mejores empresas funcionan como unidades
completas con una visión compartida. Ello engloba la información compartida,
evaluaciones comparativas, trabajo en equipo y un funcionamiento acorde con los
más rigurosos principios de calidad y del medioambiente.
Un sistema de gestión ayuda a lograr los objetivos
de la organización mediante una serie de estrategias, que incluyen la
optimización de procesos, el enfoque centrado en la gestión y el pensamiento
disciplinado.
¿Por qué los sistemas de gestión son
necesarios?
Las empresas que operan en el siglo XXI se
enfrentan a muchos retos, significativos, entre ellos:
·
Rentabilidad
·
Competitividad
·
Globalización
·
Velocidad de los cambios
·
Capacidad de adaptación
·
Crecimiento
·
Tecnología
Equilibrar estos y otros requisitos
empresariales puede constituir un proceso difícil y desalentador. Es aquí donde
entran en juego los sistemas de gestión, al permitir aprovechar y desarrollar
el potencial existente en la organización.
La implementación de un sistema de gestión
eficaz puede ayudar a:
·
Gestionar los riesgos sociales, medioambientales y financieros
·
Mejorar la efectividad operativa
·
Reducir costos
·
Aumentar la satisfacción de clientes y partes interesadas
·
Proteger la marca y la reputación
·
Lograr mejoras continuas
·
Potenciar la innovación
·
Eliminar las barreras al comercio
·
Aportar claridad al mercado
El uso de un sistema de gestión probado le
permite renovar constantemente su objetivo, sus estrategias, sus operaciones y
niveles de servicio.
Un sistema
de gestión de la calidad es una estructura operacional de
trabajo, bien documentada e integrada a los procedimientos técnicos y
gerenciales, para guiar las acciones de la fuerza de trabajo, la maquinaria o
equipos, y la información de la organización de manera práctica y coordinada y
que asegure la satisfacción del cliente y bajos costos para la calidad.1
En otras palabras, un Sistema de Gestión de la
Calidad es una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un
conjunto de elementos (Recursos, Procedimientos, Documentos, Estructura
organizacional y Estrategias) para lograr la calidad de los productos o
servicios que se ofrecen al cliente, es decir, planear, controlar y mejorar
aquellos elementos de una organización que influyen en satisfacción del cliente
y en el logro de los resultados deseados por la organización.
Si bien el concepto de Sistema de Gestión de la
Calidad nace en la industria de manufactura, estos pueden ser aplicados en
cualquier sector tales como los de Servicios y Gubernamentales.
Una organización debe de tomar en cuenta la
siguiente estructura
1.
Estrategias: Definir políticas,
objetivos y lineamientos para el logro de la calidad y satisfacción del
cliente. Estas políticas y objetivos deben de estar alineados a los resultados
que la organización desee obtener.
2.
Procesos: Se deben de determinar,
analizar e implementar los procesos, actividades y procedimientos requeridos
para la realización del producto o servicio, y a su vez, que se encuentren
alineados al logro de los objetivos planteados. También se deben definir las
actividades de seguimiento y control para la operación eficaz de los procesos.
3.
Recursos: Definir asignaciones
claras del personal, Equipo y/o maquinarias necesarias para la producción o
prestación del servicio, el ambiente de trabajo y el recurso financiero
necesario para apoyar las actividades de la calidad.
4.
Estructura Organizacional: Definir y establecer una estructura de responsabilidades,
autoridades y de flujo de la comunicación dentro de la organización.
5.
Documentos: Establecer los
procedimientos documentos, formularios, registros y cualquier otra
documentación para la operación eficaz y eficiente de los procesos y por ende
de la organización
También existen varias normativas estandarizadas
que establecen requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de la
Calidad, y que son emitidas por organismos normalizadores como la ISO, DIS,
entre otros. Ejemplos de estas normativas están:
§
ISO 9001 -
Requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad (Aplicable a cualquier organización,
sin importar tamaño o sector).
§
ISO 17025 - Requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad en
Laboratorios de Ensayos y Calibración.
§
ISO 15189 - Requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad en
Laboratorios Clínicos.
§
ISO 20000-1 - Requisitos para un Sistema de Gestión de (la Calidad
de) los Servicios.
